Để tổ chức bữa ăn học đường đúng chuẩn, các đơn vị trường học thường phải thông qua rất nhiều công việc chuẩn bị, lập kế hoạch để xây dựng được những bữa ăn chất lượng, đảm bảo về dinh dưỡng và tiền thu chi trong ngày.
1. Lên thực đơn dự trù mỗi ngày
Một trong những nghiệp vụ quan trọng trong công tác bán trú tại các trường học là lên thực đơn dự kiến sớm, vừa để công bố thực đơn cho phụ huynh biết được tuần tới con em mình sẽ được ăn thực đơn như thế nào tại trường, vừa để lên kế hoạch cho việc mua sắm thực phẩm kịp thời, đúng nhu cầu. Việc lên một thực đơn đảm bảo đầy đủ thông tin, cân đối dinh dưỡng, cân đối tiền thường là khó khăn lớn đối với các cô cấp dưỡng đặc biệt những cô ít kinh nghiệm. Nhưng với Nutribot việc dự trù thực đơn hằng ngày đã trở nên đơn giản hơn rất nhiều. Các thông tin ban đầu thầy/cô cần phải nhập khi lên thực đơn là sỉ số dự trù, tiền thu 1 trẻ, tên món ăn cũng như tên, số lượng, đơn giá của thực phẩm. Sau khi nhập đủ thông tin trên phần mềm sẽ tự động tính ra tỷ lệ về đạm - béo - đường, lượng calo và đưa ra đánh giá thực đơn đó có đạt về dinh dưỡng hay chưa. Hơn nữa việc cân đối dinh dưỡng và tiền thu chi đã trở nên dễ dàng hơn trên Nutribot nhờ tính năng cân đối dinh dưỡng và cân đối tiền tự động giúp việc lập thực đơn chính xác, khoa học và tiết kiệm thời gian hơn rất nhiều.
Hướng dẫn chi tiết: Thao tác lên thực đơn
2. Làm bảng thực đơn tuần
Trên thực tế sau khi dự trù thực đơn chi tiết cho từng ngày các trường thường sẽ phải làm bảng thực đơn tuần, tính calo trung bình trong tuần đó - đây là một công việc không hề đơn giản để đảm bảo sự chính xác và thực tế nếu làm thủ công. Với Nutribot thầy/cô sẽ không cần làm tay bảng thực đơn tuần nhờ vào tính năng tự động kế thừa tên món ăn đã nhập trong thực đơn của các ngày vào bảng thực đơn tuần, ngoài ra calo tuần cũng được tổng hợp dựa theo thông tin dinh dưỡng ở từng ngày khi lên thực đơn dự trù. Thầy/cô có thể in thực đơn tuần được tổng hợp từ phần mềm, niêm yết thực đơn tại bảng tin của trường, lưu trữ hoặc gửi báo cáo lên cấp quản lý khi cần. Ngoài ra đối với các trường có sử dụng ứng dụng kết nối nhà trường với phụ huynh CBOT thực đơn tuần cũng sẽ được đồng bộ nhanh chóng qua ứng dụng để phụ huynh dễ dàng theo dõi thông tin thực đơn con mình được ăn tại trường
Hướng dẫn chi tiết: Thực đơn tuần
3. Kê chợ
Tiếp theo trong công việc là đến phần đi chợ, thực tế thầy/cô sẽ phải làm các phiếu kê chợ dự kiến để đặt hàng với nhà cung cấp. Trong trường hợp nhà cung cấp không có sẵn hàng trường có thể linh hoạt thay thế thực phẩm khác, tuy nhiên nếu làm thủ công các trường sẽ phải tính lại về dinh dưỡng trong thực đơn nên gây ra tâm lý ngại thay đổi dẫn đến sổ sách có thể không chính xác với thực tế ở trường. Với Nutribot phiếu kê hàng hóa cần mua đã được phần mềm tổng hợp dựa theo thực đơn dự trù, nếu có nhu cầu thay đổi hàng hóa thầy/cô chỉ đơn giản xóa những thực phẩm không cần thiết và thêm lại thực phẩm mới trong thực đơn, ngay lập tức tỉ lệ về dinh dưỡng sẽ được tính toán lại và phiếu kê hàng cũng sẽ được tổng hợp lại. Thầy/Cô có thể in mẫu phiếu kê chợ, bảng kê hàng hóa từ phần mềm gửi cho nhà cung cấp giúp họ có thể chuẩn bị thục phẩm theo đúng nhu cầu của trường, việc này góp phần đảm bảo thực phẩm được giao đúng số lượng, đúng thời gian vào ngày sử dụng thực tế.
Hướng dẫn chi tiết: Thao tác in báo cáo
4. Kiểm tra và nhập kho thực phẩm
Ngoài những thực phẩm đi chợ hằng ngày thì trong 1 ngày thầy/cô có thể sử dụng những thực phẩm trong kho như gạo, đường, mắm, muối,.. đối với những thực phẩm này nếu như số lượng dự kiến cần sử dụng đang nhiều hơn so với tồn kho thì phần mềm sẽ báo đỏ tình trạng kho để thầy/cô có thể kiểm tra tồn kho và nhập kho trước, đảm bảo không bị gián đoạn thiếu hụt thực phẩm trong quá trình tổ chức bữa ăn học đường.
Hướng dẫn chi tiết: Quản lý kho
5. Ký xác nhận và lưu trữ báo cáo
Cuối cùng khi thực hiện xong các bước lập kế hoạch và tính toán thầy/cô cần ký xác thực và lưu trữ các báo cáo quan trọng như kết quả khẩu phần dinh dưỡng, phiếu kê chợ, thực đơn tuần. Với Nutribot nếu trường trang bị tính năng ký số thì các báo cáo này các bên liên quan có thể ký trực tiếp trên phần mềm để xác thực tính pháp lý, giảm thiểu việc in ấn và tăng cường thúc đẩy chuyển đổi số trong công tác bán trú tại trường học.
Hướng dẫn chi tiết: Ký số/Lưu trữ hồ sơ điện tử