Thông thường, các trường sẽ xây dựng trước thực đơn dự kiến cho từng ngày, việc dự kiến thực đơn này có thể diễn ra trước 1 ngày, 1 tuần hoặc 1 tháng tùy theo nghiệp vụ của từng. Tuy nhiên khi đến ngày thực tế, có thể phát sinh chênh lệch về sỉ số học sinh hoặc thực phẩm, dẫn đến sự khác biệt so với kế hoạch ban đầu. Tính năng điều chỉnh thực đơn trên phần mềm giúp các trường dễ dàng cập nhật lại thực đơn sao cho phù hợp với tình hình thực tế trong ngày, đảm bảo số liệu chính xác phục vụ cho công tác tính khẩu phần, thu chi và lưu trữ hồ sơ.
Lưu ý: Với những trường cấu hình ban đầu không sử dụng tính năng điều chỉnh thực đơn trên Nutribot, mọi thay đổi cần được cập nhật trực tiếp tại tính năng Lên thực đơn
Những thông tin thường được điều chỉnh theo thực tế
Đầu tiên là sỉ số trẻ trong ngày, thông thường thầy/cô sẽ dựa vào sỉ số trung bình điểm danh ở các ngày để dự trù sỉ số cho ngày hôm sau. Việc dự trù sỉ số này mang tính tương đối và thực tế sẽ có chênh lệch vì có thể trong ngày có học sinh vắng mặt vì lý do sức khỏe hay lý do cá nhân khác. Việc học sinh vắng mặt sẽ ảnh hưởng đến số khẩu phần ăn và số tiền thu chi trong ngày nên các trường thường sẽ chỉnh lại sỉ số cho khớp với thực tế.
Tiếp đến là thực phẩm, sẽ có 1 số trường hợp khi đơn vị đặt mua thực phẩm nhưng nhà cung cấp không có mặt hàng để đáp ứng trong ngày hôm đó và đề xuất thay thế bằng những thực phẩm khác cho đơn vị. Đối với trường hợp này thông thường các trường sẽ linh hoạt đổi món để phù hợp với những thực phẩm có thể mua trong ngày. Vì vậy điều chỉnh thông tin thực phẩm theo thực tế là điều hết sức cần thiết để khớp với sổ sách trong ngày.
Việc thay đổi sỉ số trẻ hay thực phẩm sẽ có ảnh hưởng đến tiền thu chi và tỷ lệ dinh dưỡng trong ngày. Đối với Nutribot các điều chỉnh này được thực hiện rất dễ dàng khi thầy/cô chỉ cần nhập lại sỉ số hay thay đổi thông tin thực phẩm. Tỷ lệ dinh dưỡng và tiền chênh lệch sẽ được tính toán lại ngay lập tức, từ đó thầy/cô có thể cân đối lại cho phù hợp. Trong trường hợp điều chỉnh sỉ số và muốn lượng thực phẩm thay đổi tương ứng, thầy/cô có thể sử dụng tính năng Cố định lượng 1 trẻ. Khi đã cố định mức ăn cho một trẻ, hệ thống sẽ tự động nhân lên theo sỉ số mới mà không cần tính toán thủ công, rất tiện lợi và linh hoạt trong quá trình vận hành thực tế.
Hướng dẫn chi tiết: Điều chỉnh thực đơn
Lý do khác khiến trường có thể thay đổi thông tin thực đơn trong ngày
Một trong những nguyên tắc để xây dựng thực đơn là không được lặp món ăn trong vòng 2 tuần, món ăn phải được kết hợp hài hòa giữa các nhóm chất dinh dưỡng. Nếu thực đơn hôm đó bị trùng món, hoặc thiếu cân đối nhóm chất (ví dụ toàn đạm mà thiếu rau, thiếu chất xơ) thì khi kiểm tra, cấp trên sẽ yêu cầu điều chỉnh lại. Với trường hợp này các trường phải điều chỉnh lại món ăn cho phù hợp, lúc này thay vì chỉnh tay hay ghi chú lại nhiều nơi, thầy/cô chỉ cần vào tính năng điều chỉnh, cập nhật món mới – nhanh gọn và đồng bộ trên toàn hệ thống.
Khi có thay đổi thực đơn so với dự trù, các báo cáo liên quan sẽ được tự động cập nhật lại thông tin mới, thầy/cô có thể in lại các báo cáo theo thông tin thực tế của ngày hôm đó để lưu trữ như: thực đơn đã điều chỉnh, phiếu kê chợ, kiểm thực 3 bước, phiếu tiếp phẩm.